eProcurement

# Rechnungen

Schön, dass Sie ein Zalando-Lieferant werden. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu arbeiten. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, möchten wir Sie bitten, die folgenden Informationen aufmerksam zu lesen und uns bei Fragen zu kontaktieren.

Kapitel:

# Wie können Sie als Lieferant zukünftig Rechnungen an Zalando senden?

Es gibt drei Wege der elektronischen Rechnungsübermittlung an Zalando. Bei keiner Variante fallen Gebühren für Sie als Lieferant an. Nachfolgend ist eine Kurzbeschreibung der verschiedenen Möglichkeiten gelistet, mit denen Sie uns zukünftig Rechnungen senden können.Bitte beachten Sie, dass wir aus Umweltgründen ab 1.11.2019 keine Papierrechnungen mehr annehmen. Rechnungen dürfen dann ausschließlich digital an uns gesendet werden.
Kontaktieren Sie uns unter einvoicing@zalando.de und teilen Sie uns mit, welche der drei Möglichkeiten Sie bevorzugen. Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Rechnungserstellung. Wir bieten Ihnen die folgenden drei kostenlosen Möglichkeiten.

Der Kunde behält sich das Recht vor, die Rechnungsstellung auf Sammelrechnung umzustellen.

# Rechtskonforme elektronische Rechnungsstellung:

Coupa Supplier Portal (CSP) oder
Supplier Actionable Notification (SAN) und Direct Connection (cXML)

ermöglichen eine nach §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) rechtskonforme elektronische Rechnungsstellung. Im Rahmen einer langfristigen und strategischen Zusammenarbeit empfehlen wir eine mittelfristige Umstellung Ihrer Rechnungsstellung auf eine der ersten drei Optionen.

Compliant Invoicing

# Direkte Verbindung (cXML):

Bezeichnet eine elektronische Direktverbindung und erlaubt den automatischen, elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Diese Möglichkeit der Anbindung ist empfehlenswert, wenn Sie über 100 Rechnungen pro Woche an uns senden. Sie haben die Möglichkeit Ihre Vorsysteme zu integrieren. Wenn Sie unsere Rechnungen auf diese Weise elektronisch versenden möchten, wenden Sie sich bitte an einvoicing@zalando.de, damit sich unsere Kollegen mit Ihnen in Verbindung setzen können, um weitere Informationen zu diesem Thema auszutauschen.

# Coupa Supplier Portal (CSP):

Das CSP ist ein offenes Lieferantennetzwerk und dient unter anderem als Selbstbedienungsportal für Lieferanten und bietet einen komfortablen und benutzerfreundlichen Zugriff auf alle Rechnungen für Sie als Business Partner. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Bestelldaten in Rechnungsdaten umzuwandeln (PO-Flip) und Gutschriften zu erstellen. Die Transparenz, die das Portal bietet, ermöglicht Ihnen den Status Ihrer Rechnungen einzusehen. Des Weiteren können Sie Katalogdaten via CSP an Zalando übermitteln und somit Preise und Artikel aktualisieren. Es ist eine einmalige kostenlose Anmeldung im CSP nötig. Um sich im Portal registrieren zu können, erhalten Sie auf Wunsch eine Einladung von uns. Falls Sie das CSP bereits mit einem anderen Kunden nutzen, entfällt die erneute Registrierung. Wir empfehlen diese Variante zu wählen, wenn Sie mehr als eine Rechnung pro Woche an uns senden.

Weitere Informationen zum verwendeten Coupa System finden Sie auf der Coupa Website (opens new window).

# Supplier Actionable Notification (SAN):

Die SAN ist eine von Coupa patentierte Technologie. Nutzen Sie die von uns per E-Mail erhaltene Bestellung, um den oben beschriebenen Rechnungsprozess (elektronische Rechnungsstellung) zu starten. In der E-Mail ist eine Schaltfläche enthalten, die es ermöglicht ohne vorherige Anmeldung auf die Coupa-Plattform zu gelangen und eine Rechnung aus der Bestellung heraus zu erstellen. Diese Möglichkeit wird der zukünftige Zalando-Standard werden, wenn Sie nur sporadisch Rechnungen an uns versenden und Sie die oberen Möglichkeiten nicht nutzen möchten.

Bitte beachten Sie die Schulungsunterlagen zur elektronischen Rechnungsstellung der Kanäle SAN und CSP hier: Download PDF

# Welche Pflichtinformationen müssen nach §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) auf Rechnungen und Gutschriften enthalten sein?

Bitte stellen Sie sicher, dass Rechnungen und Gutschriften den Anforderungen des jeweiligen lokalen Umsatzsteuerrechts entsprechen. In Deutschland sind die Regelungen in §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) enthalten. Danach müssen Rechnungen und Gutschriften folgende Pflichtinformationen enthalten:

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungs- oder Gutschriftsnummer
  • Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
  • In Fällen von § 13b UStG einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge) sowie Ihre USt-ID und unsere USt-ID

Bitte beachten Sie auch Folgendes:

  • Geben Sie an, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.
  • Geben Sie das vereinbarte Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung an.
  • Geben Sie die Auftrags-/ Bestellnummer an, sofern die Ware/ Dienstleistung mit Auftrag bestellt wurde.
  • Geben Sie den richtigen Leistungsempfänger an (wie auf dem Auftrag).
  • Senden Sie bitte nicht eine Rechnung für mehrere Aufträge.
  • Senden Sie Rechnungen, die zum jeweiligen Auftrag passend sind (z.B. Zeilen in der gleichen Reihenfolge, gleiche Bezeichnungen, keine Positionen, die nicht im Auftrag enthalten sind).
  • Geben Sie Ihren Ansprechpartner bei Zalando sowie seine/ ihre Abteilung an, sofern die Ware/ Dienstleistung ohne einen Zupply-Auftrag bestellt wurde.

# Wohin kann ich meine Rechnung schicken?

Häufig gestellte Fragen (English) (opens new window)

Wir erwarten Rechnungen auf digitalem Weg, wie oben untern Punkt 1 beschrieben.

Um einen reibungslosen Ablauf bei der Bearbeitung Ihrer abrechnungsfähigen Rechnungen zu gewährleisten, bitten wir Sie, unsere Anforderungen zu beachten:

  • Geben Sie eine Bestellnummer an und/oder
  • Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Zalando-Antragstellers deutlich an
  • Senden Sie Ihre Rechnung (pdf) direkt an invoices@zalando.de

Länderspezifische E-Mail Adressen gelten für:

Bitte beachten Sie, dass wir ab dem 1. Januar 2021 keine Eingangsrechnungen mehr akzeptieren, bei denen die Bestellnummer oder/und der Name/die E-Mail des Zalando-Anfragenden fehlt.

Bitte beachten Sie außerdem:

  • Für jede Rechnung inklusive möglicher Anhänge soll nur ein PDF-Dokument an uns versendet werden.
  • Rechnungen mit mehreren Seiten sollten in einem PDF-Dokument zusammengefasst werden.
  • Eine E-Mail kann mehrere PDF-Dokumente enthalten. Die Gesamtgröße sollte 10 MB nicht überschreiten.
  • Wir akzeptieren keine ZIP-Dateien und auch keine Word- und Excel-Dokumente.
  • Wir benötigen keine Papierrechnung, wenn eine PDF-Rechnung geschickt wurde.

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