Rechnungen

  1. Wie können Sie als Lieferant zukünftig Rechnungen an Zalando senden?
  2. Welche Pflichtinformationen sollten Ihre Rechnungen enthalten?

Schön, dass Sie ein Zalando-Lieferant werden. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu arbeiten. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, möchten wir Sie bitten, die folgenden Informationen aufmerksam zu lesen und uns bei Fragen zu kontaktieren. Nutzen Sie hierfür bitte die E-Mail-Adresse accounting.services@zalando.de.

  1. Es gibt fünf Wege der Rechnungsübermittlung an Zalando. Bei keiner Variante fallen Gebühren für Sie als Lieferant an. Nachfolgend ist eine Kurzbeschreibung der verschiedenen Möglichkeiten gelistet, mit denen Sie uns zukünftig Rechnungen senden können.

Die Optionen  1. Coupa Supplier Portal (CSP) oder 2. Supplier Actionable Notification (SAN) und 3. Direct Connection (cXML), ermöglichen eine nach §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) rechtskonforme elektronische Rechnungsstellung. Im Rahmen einer langfristigen und strategischen Zusammenarbeit empfehlen wir eine mittelfristige Umstellung Ihrer Rechnungsstellung auf eine der ersten drei Optionen.

Direkte Verbindung (cXML):

Bezeichnet eine elektronische Direktverbindung und erlaubt den automatischen, elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Diese Möglichkeit der Anbindung ist empfehlenswert, wenn Sie über 100 Rechnungen pro Woche an uns senden. Sie haben die Möglichkeit Ihre Vorsysteme zu integrieren.

Coupa Supplier Portal (CSP):

Das CSP ist ein offenes Lieferantennetzwerk und dient unter anderem als Selbstbedienungsportal für Lieferanten und bietet einen komfortablen und benutzerfreundlichen Zugriff auf alle Rechnungen für Sie als Business Partner. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Bestelldaten in Rechnungsdaten umzuwandeln (PO-Flip) und Gutschriften zu erstellen. Die Transparenz, die das Portal bietet, ermöglicht Ihnen den Status Ihrer Rechnungen einzusehen. Des Weiteren können Sie Katalogdaten via CSP an Zalando übermitteln und somit Preise und Artikel aktualisieren. Es ist eine einmalige kostenlose Anmeldung im CSP nötig. Um sich im Portal registrieren zu können, erhalten Sie auf Wunsch eine Einladung von uns. Falls Sie das CSP bereits mit einem anderen Kunden nutzen, entfällt die erneute Registrierung. Wir empfehlen diese Variante zu wählen, wenn Sie mehr als eine Rechnung pro Woche an uns senden.

Weitere Information finden Sie hier. Schauen Sie auch gerne beim Support Portal vorbei.

Supplier Actionable Notification (SAN):

Die SAN ist eine von Coupa patentierte Technologie. Nutzen Sie die von uns per E-Mail erhaltene Bestellung, um den oben beschriebenen Rechnungsprozess (elektronische Rechnungsstellung) zu starten. In der E-Mail ist eine Schaltfläche enthalten, die es ermöglicht ohne vorherige Anmeldung auf die Coupa-Plattform zu gelangen und eine Rechnung aus der Bestellung heraus zu erstellen. Diese Möglichkeit wird der zukünftige Zalando-Standard werden, wenn Sie nur sporadisch Rechnungen an uns versenden und Sie die oberen Möglichkeiten nicht nutzen möchten.

Bitte beachten Sie die Schulungsunterlagen zur elektronischen Rechnungsstellung der Kanäle SAN und CSP hier: Elektronische Rechnungsstellung Schulungsunterlagen

2. Welche Pflichtinformationen müssen nach §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) auf Rechnungen und Gutschriften enthalten sein?

Bitte stellen Sie sicher, dass Rechnungen und Gutschriften den Anforderungen des jeweiligen lokalen Umsatzsteuerrechts entsprechen. In Deutschland sind die Regelungen in §§ 14, 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) enthalten. Danach müssen Rechnungen und Gutschriften folgende Pflichtinformationen enthalten:

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungs- oder Gutschriftsnummer
  • Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf
  • In Fällen von § 13b UStG einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge) sowie Ihre USt-ID und unsere USt-ID

Bitte beachten Sie auch Folgendes:

  • Geben Sie an, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.
  • Geben Sie das vereinbarte Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung an.
  • Geben Sie die Auftrags-/ Bestellnummer an, sofern die Ware/ Dienstleistung mit Auftrag bestellt wurde.
  • Geben Sie den richtigen Leistungsempfänger an (wie auf dem Auftrag).
  • Senden Sie bitte nicht eine Rechnung für mehrere Aufträge.
  • Senden Sie Rechnungen, die zum jeweiligen Auftrag passend sind (z.B. Zeilen in der gleichen Reihenfolge, gleiche Bezeichnungen, keine Positionen, die nicht im Auftrag enthalten sind).
  • Geben Sie Ihren Ansprechpartner bei Zalando sowie seine/ ihre Abteilung an, sofern die Ware/ Dienstleistung ohne einen Zupply-Auftrag bestellt wurde.

Wir bevorzugen Rechnungen im PDF-Format. Schicken Sie diese bitte an accounting.services@zalando.de.
Bitte beachten Sie:

  • Für jede Rechnung inklusive möglicher Anhänge soll nur ein PDF-Dokument an uns versendet werden.
  • Rechnungen mit mehreren Seiten sollten in einem PDF-Dokument zusammengefasst werden.
  • Eine E-Mail kann mehrere PDF-Dokumente enthalten. Die Gesamtgröße sollte 10 MB nicht überschreiten.
  • Wir akzeptieren keine ZIP-Dateien und auch keine Word- und Excel-Dokumente.
  • Wir benötigen keine Papierrechnung, wenn eine PDF-Rechnung geschickt wurde.