Fakturowanie

Rozdziały:

1.  Jak mogą Państwo jako partner Zalando przesyłać nam faktury w przyszłości?
2. Jakie obowiązkowe informacje powinny zawierać faktury?

3. Gdzie można przesłać faktury?

Dziękujemy za współpracę z Zalando, cieszymy się, że będziemy mogli współpracować z państwem w przyszłości. W celu usprawnienia współpracy prosimy o uważne przeczytanie następujących instrukcji.

1.Jak mogą Państwo jako partner Zalando przesyłać nam faktury w przyszłości?

Istnieją trzy sposoby wystawiania faktur elektronicznych dla Zalando. W żadnym z wymienionych poniżej trzech sposobów nie wlicza się ponoszonych przez Państwa opłat. Poniżej krótko przedstawiono trzy różne opcje przesyłania faktur do Zalando. Prosimy pamiętać, że ze względów ochrony środowiska będziemy akceptować papierowe faktury wyłącznie do 31 października 2019 r. Od tego momentu konieczne będzie przesyłanie faktur w formie cyfrowej. Oferujemy Państwu trzy poniższe sposoby:

Prosimy o kontakt pod adresem eInvoicing@zalando.dei poinformowanie nas, którą formę Państwo preferują. Z przyjemnością pomożemy Państwu w procesie tworzenia faktury cyfrowej. Klient zastrzega sobie prawo zmiany fakturowania na fakturę zbiorową.

Fakturowanie elektroniczne zgodne z przepisami prawa: 
Opcja 1. Portal Dostawców Coupa (Coupa Supplier Portal, CSP) lub 2. Wykonywalne Powiadomienie Dostawcy (SAN) i 3. Połączenie bezpośrednie (cXML) umożliwiają zgodne z prawem elektroniczne fakturowanie zgodnie z art. 14, 14a Ustawy o podatku VAT (UStG). W kontekście długoterminowej współpracy strategicznej zalecamy średnioterminową zmianę formy fakturowania na jedną z pierwszych trzech opcji.

Połączenie bezpośrednie (cXML):

Oznacza bezpośrednie połączenie elektroniczne i umożliwia automatyczną elektroniczną wymianę danych na fakturze. Ten sposób połączenia jest zalecany w przypadku przesyłania więcej niż 100 faktur na tydzień. Istnieje możliwość integracji systemów wstępnych. Jeżeli chcą Państwo skorzystać z tej opcji przesyłania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, prosimy o kontakt pod adresem eInvoicing@zalando.de, aby nasi współpracownicy mogli się Państwem skontaktować w celu dokonania wymiany dalszych informacji na ten temat.

Portal Dostawców Coupa (CSP)

CSP jest otwartym portalem dostawcy służącym m.in. jako platforma samoobsługowa dla dostawców i zapewnia Państwu jako dostawcy wygodny i łatwy dostęp do wszystkich faktur. Dodatkowo mają Państwo możliwość konwertowania danych o zleceniu zakupu na informacje o płatnościach (PO-Flip) i tworzenia not uznaniowych. Przejrzystość zapewniona przez portal umożliwia podgląd statusu faktur. Mogą Państwo także przedstawić Zalando dane katalogowe przez CSP w celu dodania nowych elementów lub dokonania aktualizacji obecnych artykułów i cen. Konieczna jest wyłącznie jednorazowa rejestracja w CSP wolna od opłat. Aby móc zarejestrować się w portalu, otrzymają Państwo od nas na swoją prośbę zaproszenie. Jeżeli już korzystają Państwo z CSP przy współpracy z innym klientem, nie będzie konieczna ponowna rejestracja. Zalecamy wybranie tej opcji, jeżeli wysyłają nam Państwo więcej niż jedną fakturę tygodniowo.

Jeżeli są Państwo zainteresowani dalszymi informacjami o zastosowanym systemie, prosimy odwiedzić stronę internetową Coupa.

Wykonywalne Powiadomienie Dostawcy (SAN):

SAN jest technologią opatentowaną należącą do Coupa. Prosimy o skorzystanie z otrzymanego mailowo zlecenia od Zalando, żeby natychmiast rozpocząć proces elektronicznego fakturowania. Wiadomość e-mail zawiera przycisk „Utwórz fakturę” umożliwiającą uzyskanie dostępu do platformy Coupa bez logowania i wygenerowanie faktury na podstawie zlecenia. Ta opcja stanie się w przyszłości standardem Zalando, jeżeli będą Państwo wysyłali nam faktury wyłącznie sporadycznie i nie zechcą Państwo skorzystać z powyższych opcji.

Tutaj znajdą Państwo materiał szkoleniowy dla kanałów eFakturowania SAN i CSP. Materiał szkoleniowy dot. eFakturowania dostosowany do przepisów prawa

2.  Jakie obowiązkowe informacje należy zawrzeć w fakturach i notach uznaniowych zgodnie z art. 14, 14a niemieckiej Ustawy o podatku VAT (UStG)?

Należy dostosować treść faktur i not uznaniowych do lokalnych wymogów dot. VAT. W Niemczech obowiązuje art. 14, 14 a niemieckiej Ustawy o podatku VAT (UStG), zgodnie z którym konieczne jest umieszczenie następujących informacji na fakturach/notach uznaniowych:

  • Państwa pełna nazwa i adres
  • Nasza pełna nazwa i adres -> Prosimy o wskazanie właściwej jednostki Zalando.
  • Data wydania (faktury/noty uznaniowej)
  • Kolejny numer faktury/numer noty uznaniowej
  • Czas dostawy/czas usługi
  • Uzgodniony adres dostawy (jeżeli inny niż adres faktury)
  • Zawartość dostawy, tj. ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub usług
  • Specyfikacja kwoty netto i brutto oraz kwoty podatku i stosownej stawki podatkowej
  • Każde z góry ustalone zmniejszenie uzgodnionej wartości
  • Numer identyfikacji podatkowej lub identyfikator VAT przypisany przez krajową instytucję podatkową.
  • W przypadku sprzedaży podlegającej ust. 13b UStG wskazanie przeniesienia na nas odpowiedzialności podatkowej (odwrotne obciążenie) oraz Państwa identyfikator VAT i nasz identyfikator VAT.

Prosimy także o:

  • Wskazanie, czy jest to faktura czy nota uznaniowa
  • Poinformowanie o uzgodnionych warunkach płatności i wskazanie danych banku
  • Dodanie numeru PO na dokumencie, jeżeli towary/usługi są zamawiane za pośrednictwem PO.
  • Wydanie faktury na właściwą jednostkę Zalando jak w PO.
  • Niewysyłanie jednej faktury na kilka PO.
  • Wystawianie faktur odpowiadających PO (linie w tym samym porządku, opisy elementów te same, nieuwzględnianie elementów nieznajdujących się w PO).
  • Dodanie w dokumencie imienia i nazwiska osoby z Zalando, z którą się Państwo kontaktują i jej departamentu, jeżeli towary/usługi zostały zamówione bez zlecenia zakupu Zupply.

Alternatywnie proponujemy złożenie faktury w formie dokumentu PDF o wielkości do 10 MB na adresaccounting.services@zalando.de.

3. Gdzie można przesłać faktury?

W celu wystawienia faktury na wszystkie podmioty Zalando, prosimy o przesłanie faktur elektronicznie zgodnie z punktem 1. Można również tymczasowo przesłać fakturę w formacie PDF na adres accounting.services@zalando.de

  • Zalando Logistics Operations Polska Sp. z o.o.
  • Zalando OpCo Polska Sp. z o.o.
  • Zalando Lounge Logistics Polska Sp. z o.o.

W celu wystawienia faktury na wszystkie pozostałe podmioty Zalando, prosimy o przesłanie faktur elektronicznie zgodnie z punktem 1. Można również tymczasowo przesłać fakturę w formacie PDF na adres accounting.services@zalando.de.

Prosimy także wziąć pod uwagę, że:

  • Każda faktura, w tym wszystkie załączniki, powinny zostać właściwie zeskanowane i przesłane do nas jako jeden zbiorczy plik PDF.
  • Faktury o ilości stron więcej niż 1 należy złączyć w jeden dokument PDF.
  • Jedna wiadomość e-mail może zawierać wiele plików PDF, ale całkowity rozmiar wiadomości nie może przekraczać 10 MB.
  • Nie akceptujemy plików ZIP, Word i Excel.
  • Nie potrzebujemy kopii papierowej, jeżeli przesłano fakturę w formacie PDF.