FAQ

Die nachfolgenden FAQs bieten Ihnen einen Überblick über häufig gestellte Fragen rund um unser Lieferantenmanagement.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Wo finde ich Schulungsunterlagen zur elektronischen Rechnungsstellung für CSP/SAN?
Wie kann ich mich für das Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren?
Wie kann ich einen weiteren Nutzer für mein Unternehmen im CSP freischalten?
Wie lange dauert es den Registrierungsfragebogen auszufüllen?

Wie kann ich das Indirect Procurement bei Zalando erreichen?
Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?
Was passiert, nachdem wir den Registrierungsfragebogen ausgefüllt haben?
Was ist eine DUNS Nummer und wozu wird diese genutzt?
Soll ich alle meine Tochterunternehmen listen?
Wozu muss ich meine Mitarbeiter- und Unternehmenszahlen angeben?
Wieso muss ich mehrere Telefonnummern angeben? Was ist, wenn ich nur eine Telefonnummer besitze?
Ich kenne zLabels nicht und bin mir nicht sicher, ob ich diese beliefere, was kann ich tun?
Was ist, wenn mein Unternehmen nicht mit dem eProcurement-Tool arbeiten möchte?
Wie kann ich eine Rechnung an Zalando stellen?
Welche Pflichtinformationen müssen auf der Rechnung zu finden sein?

 

 

Wie kann ich mich für das Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren?

Wenn Zalando mit Ihnen eine Zusammenarbeit anstrebt oder wir bereits mit Ihnen zusammenarbeiten, werden Sie von unseren Einkäufern per E-Mail eingeladen sich auf dem Coupa Supplier Portal (CSP) zu registrieren.

Die E-Mail sieht wie folgt aus und kommt direkt aus dem CSP als Systemmail zu Ihnen. Sollten Sie keine E-Mail in Ihrem Postfach vorfinden, schauen Sie bitte einmal in Ihren Spamorder, da Systemmails oftmals automatisch dorthin sortiert werden.

  1. Der Link zum Portal befindet sich ganz am Ende der Email, bitte scrollen Sie also bis ganz nach unten und klicken Sie auf den Link.Hinweis: Bitte nutzen Sie nur den Link aus der Email. Der Link aus dem folgenden Screenshot dient nur der Veranschaulichung und führt Sie nicht zum Lieferantenportal!

  1. Der Link leitet Sie direkt zur Registrierungsseite der Plattform. Sollte die Seite in einer anderen Sprache angezeigt werden, können Sie diese am Ende der Seite ganz einfach umstellen. Die Pflichtfelder sind schon vorbefüllt, bitte überlegen Sie sich nun ein Kennwort.

Bestätigen Sie dieses indem Sie es erneut eingeben und setzen Sie dann den Haken bei „Ich akzeptiere die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen“, sofern Sie diese zur Kenntnis genommen haben. Klicken Sie bitte auch auf das Kästchen neben „I’m not a robot“ z. Dt. „Ich bin kein Roboter“ und versehen dieses dadurch ebenfalls mit einem Haken. Vollenden Sie die Registrierung abschließend durch Klicken auf die

Schaltfläche “Übertragen“.

Nun werden Sie weitergeleitet auf Ihr soeben erstelltes Unternehmensprofil. Wenn Sie mögen, können Sie sich mit Hilfe einer kleinen Tour kurz mit der Plattform vertraut machen in dem Sie auf die Schaltfläche „Take Tour“ klicken. Ansonsten Schließen Sie das Fenster einfach.

  1. Gehen Sie nun auf den Tab „Profil“ und wählen Sie das Zalando SE Profil im Drop-Down-Menü aus.

 

  1. Anschließend öffnet die Vorlage für Ihre Lieferanteninformation. Bitte füllen Sie die mit rotem Sternchen markierten Pflichtfelder und in der hier beschriebenen Anleitung erwähnten Felder aus. Bitte beachten Sie hier, dass Sie die primäre Adresse Ihres Unternehmens auch ohne Pflichtfeldmarkierung angeben müssen.

 

  1. Bitte beachten Sie außerdem, dass Sie Ihre primären Kontaktdaten trotz fehlenden Sternchens angeben müssen. Neben den Feldern befindet sich oft eine kleine Info, die Sie durch Überfahren mit der Maus lesen können.

 

  1. Klicken Sie bei der Zahlungsempfängeradresse bitte auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um Ihre Zahlungsinformationen zu hinterlegen. Ihre Bankdaten sind wichtig, damit wir die von Ihnen gestellten Rechnungen bezahlen können.Hinweis: Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie alle relevanten Bankinformationen angeben (z.B. wenn Sie mehrere Bankverbindungen haben), die Ihr Unternehmen für die Rechnungsstellung verwendet! Stellen Sie also bitte sicher, dass die Überweisungsdaten mit denen auf jeder Rechnung angegebenen Adresse übereinstimmen.

 

  1. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Sollten Sie noch keine Zahlungsinformationen hinterlegt haben, klicken Sie hier bitte auf das Feld „Neues erstellen“.

 

  1. Füllen Sie die Informationen vollständig aus und gehen Sie auf „Fortfahren“,

Füllen Sie bitte die Absenderadressdaten und Steuernummer aus und klicken auf „Bankdaten und Kunden zuweisen“, um die um die erforderlichen Bank Informationen anzugeben, auch wenn diese nicht als Pflichtfeld markiert sind und klicken Sie dann auf „Fertig“.

und klicken Sie abschließend auf „Jetzt Hinzufügen“, um zum Formular zurück zu kehren.

Die Zahlungsinformationen fügen sich nun dem Formular hinzu. Ergänzen Sie bitte hier noch sowohl die rot markierten fehlenden Informationen, als auch die umkreisten Felder.

  1. Fügen Sie nun noch Ihre steuerlichen Informationen ein.

  1. Beantworten Sie bitte abschließend noch kurz alle ja/nein-Fragen.

Die deutsche Übersetzung zu den Fragen finden Sie in grau unter den Antwortmöglichkeiten vermerkt.

  1. Nachdem Sie die elf ja/nein Fragen beantwortet haben, ignorieren Sie bitte das Feld für die interne Benutzung und ändern die vorbefüllte SIM Warengruppenfeld nicht, sondern klicken bitte nur auf „Zur Genehmigung übermitteln“.
    Hinweis: Die Schaltfläche „Speichern“ dient nicht der Übersendung Ihrer Informationen an uns.

Bitte bedenken Sie außerdem, dass die Schaltfläche „Ablehnen“ dazu führt, dass Sie die Zusammenarbeit mit Zalando zurückweisen und das Formular unwiderruflich gesperrt wird. In diesem Fall müssten Sie sich noch einmal komplett neu registrieren.

  1. Das Formular wird nun zur Überprüfung an den jeweiligen Einkäufer gesendet und dann von diesem freigegeben oder zur erneuten Bearbeitung an Sie zurückgesendet. Diese Information und den Status können Sie unter Benachrichtigungen oben rechts im CSP einsehen.

Sie können sich nun jederzeit in Ihrem Unternehmensprofil für die Zalando SE einloggen, Ihre Daten aktualisieren und selbst verwalten. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gern über eprocurement@zalando.de.

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Wie kann ich einen weiteren Nutzer zu meinem Unternehmensprofil im CSP hinzufügen?

Die Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen haben sich verändert oder Sie wollen einen weiteren Nutzer für ihr Unternehmensprofil auf dem Coupa Supplier Portal (CSP) anlegen? Folgen Sie dafür einfach der kurzen Anleitung:

  1. Bitte loggen Sie sich auf dem CSP ein: https://supplier.coupahost.com/home

Gehen Sie zu dem Tab “Administrator” und klicken Sie auf “Benutzer einladen”, um einen weiteren Nutzer für Ihr Unternehmen freizuschalten.

2.a) Bitte füllen Sie die benötigten Informationen aus und bearbeiten Sie, wenn nötig, die Berechtigungen und Kunden. Klicken Sie dann „Einladung versenden“, damit der neue Nutzer die Einladung zum CSP in einer System E-Mail erhält. Der Nutzer kann dem Link in der E-Mail folgen und sich dann seinen eigenen Login zu dem Unternehmensprofil generieren.

2.b) Um die Rechte eines bestehenden Nutzers anzupassen oder ihn zu deaktivieren, gehen Sie bitte auf den Tab „Administrator“, suchen den entsprechenden Nutzer und klicken dann auf „bearbeiten“.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie die benötigten Daten eingeben können und sowohl die Rechte als auch den Kunden bearbeiten können. Anschließend speichern Sie die Änderungen bzw. deaktivieren den Nutzer mit Klick auf den entsprechenden Button.

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Wie lange dauert es den Registrierungsfragebogen auszufüllen?

Es dauert ungefähr 10 -15 Minuten den Fragebogen auszufüllen.

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Wie kann ich das Indirect Procurement bei Zalando erreichen?

Unsere Abteilung erreichen Sie am besten über unsere E-Mail-Adresse eprocurement@zalando.de. Wir werden uns dann mit einem passenden Ansprechpartner schnellstmöglich per Mail oder telefonisch bei Ihnen melden.

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Ich habe mein Passwort vergessen. Wie kann ich es wieder herstellen?

 1. Bitte klicken Sie auf “Kennwort vergessen?” auf der Login Seite.

2. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie Ihre E-Mail Adresse eingeben müssen, um das Passwort ändern zu können. Das sollte die Emailadresse sein, mit der Sie sich einloggen. Bitte geben Sie Ihre Emailadresse ein, klicken Sie die Box “Ich bin kein Roboter.” an und senden die Anfrage mit dem Feld “Übertragen” ab.

3. Ein grüner Balken erscheint, wenn Ihre Anfrage erfolgreich war. 

4. Sie erhalten direkt im Anschluss eine Systememail mit dem Link, um das Passwort zurück zu setzen. Bitte folgen Sie dem Link.

5. Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie Ihr neues Passwort angeben, es bestätigen und übertragen können. Nun können Sie sich mit den neuen Login-Daten auf der Plattform wie gewohnt anmelden.

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Was passiert, nachdem wir den Registrierungsfragebogen ausgefüllt haben?

Sie erhalten eine systemisch generierte Bestätigungsmail.  Ab diesem Zeitpunkt können Sie jederzeit Ihre Unternehmensdaten eigenständig anpassen.

Was ist eine DUNS Nummer und wozu wird diese genutzt?

D-U-N-S ist die Abkürzung für „Data Universal Numbering System“, ein Zahlensystem zur eindeutigen Identifikation von Unternehmen. Diese kann man kostenfrei unter dem folgenden Link anfordern: https://www.upik.de/dunsanfordern.html
Die Angabe dieser Nummer ist optional.

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Soll ich alle meine Tochterunternehmen listen?

Dieses Feld ist optional. Jedoch würden uns die Daten für eine weitere Vernetzung mit Ihnen als Geschäftspartner sehr weiterhelfen.

Wozu muss ich meine Mitarbeiter- und Unternehmenszahlen angeben?

Für unsere Einkäufer ist die Kenntnis dieser Daten besonders wichtig um die Unternehmensgröße einschätzen zu können. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder zu andern Zwecken verwendet.

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Wieso muss ich mehrere Telefonnummern angeben? Was ist, wenn ich nur eine Telefonnummer besitze?

Ähnlich wie bei den Fragen nach den verschiedensten Ansprechpartnern sind diese Felder optional. Allerdings sind wir bestrebt, die richtigen Ansprechpartner direkt kontaktieren zu können um die Kommunikationswege unkomplizierter zu gestalten.

Ich kenne zLabels nicht und bin mir nicht sicher, ob ich diese beliefere, was kann ich tun?

zLabels ist ein Tochterunternehmen der Zalando SE, welches die Eigenmarken von Zalando entwirft und vermarktet. Bitte prüfen Sie Ihre Unterlagen ob Sie bereits Kontakt zu zLabels hatten.

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Was ist, wenn mein Unternehmen nicht mit dem eProcurement-Tool arbeiten möchte?

Wir behalten uns vor Bestellungen bzw. Beauftragungen ausschließlich über unser eProcurement-System zu übermitteln und fordern unsere Lieferanten auf, die hierfür notwendigen Daten zur Verfügung zu stellen. Informationen zu den wichtigsten Vorteilen finden Sie auf dieser Seite unter “Was sind die Vorteile?”.